Pasos claros para una gestión eficiente de las solicitudes
La Resolución Rectoral 12095 de 2022 establece un procedimiento claro para actuar cuando un colaborador de Atención al Ciudadano identifica que una PQRSFD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones o Denuncias) no es competencia de la Institución. Aquí te compartimos los pasos a seguir:
a) Recepción verbal: en caso de que el solicitante presente su petición verbalmente, el colaborador debe informarle de inmediato que no tiene la competencia para dar trámite y/o respuesta a su solicitud. Es fundamental que, en este momento, se le indique al peticionario cuál es la entidad competente que debe gestionar su requerimiento.
b) Recepción escrita: si la solicitud llega por escrito, el colaborador tiene un plazo de cinco días para comunicar al peticionario la falta de competencia y remitir la petición a la entidad correspondiente. Es esencial que este proceso se realice de manera formal y documentada.
Es importante destacar que la comunicación se debe trasladar a la entidad competente a través de una comunicación oficial. Este debe incluir la solicitud original y enviarse con copia al solicitante, de modo que esté informado de que su petición ha sido trasladada para su gestión.
Siguiendo estos pasos, no solo garantizamos un proceso transparente, sino que también aseguramos que cada ciudadano reciba la atención adecuada que merece.
¡En Atención al Ciudadano, somos tu voz!
