En la IU Digital de Antioquia entendemos que una comunicación clara y completa es vital para atender a nuestros solicitantes de manera efectiva. Por eso, queremos compartir algunos tips que pueden ayudarnos en este proceso:
Cuando leemos una PQRSFD, es importante hacernos las preguntas correctas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Para quién? ¿Cuál? ¿Cuánto? Estas preguntas nos ayudarán a tener un panorama claro de la situación.
Es fundamental identificar el contexto y el tipo de persona a la que nos dirigimos. Esto nos permite adaptar nuestro mensaje de manera más efectiva.
Antes de responder, debemos verificar si la solicitud ya había sido resuelta o si tiene otra en trámite. Esto incluye saber si otra área debe apoyar en la resolución de la solicitud. La articulación de respuestas entre funcionarios y colaboradores de distintas áreas es clave para dar una respuesta completa y coherente.
Es crucial que tu redacción sea clara, sencilla, comprensible y completa. Piensa siempre en el destinatario de la comunicación; tu objetivo es que entienda el contenido y haya tranquilidad con la respuesta que brindamos.
Verifica direcciones de envío, datos, cifras y anexos antes de finalizar la comunicación. Un detalle pequeño puede marcar una gran diferencia.
Finalmente, es esencial evitar errores de escritura, gramática y ortografía. Una comunicación sin errores refleja nuestro compromiso y profesionalismo.
Con estos tips en mente, estamos seguros de que podemos mejorar nuestras comunicaciones y brindar un mejor servicio a nuestra comunidad.
¡En Atención al Ciudadano, somos tu voz!
